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(TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DANS LE CADRE DES CANDIDATURES À UN EMPLOI)

1. Introduction

Le présent avis de confidentialité décrit la manière dont nous recueillons et utilisons vos renseignements personnels lorsque vous postulez à un emploi chez Shawcor.

Vos renseignements personnels sont recueillis et traités par Shawcor UK Ltd.

Si vous postulez à un emploi via notre site Web shawcor.com, vos renseignements personnels sont également recueillis et traités par notre siège social au Canada, Shawcor Ltd. (« nous »/« notre »/« nos »/« Shawcor »). Ceci dans le but de gérer une base de données de recrutement centralisée, d’assurer une gouvernance générale au niveau du groupe et de fournir une assistance (notamment en matière de technologies de l'information). Shawcor UK Ltd. et Shawcor Ltd. sont les contrôleurs conjoints des demandes d’emploi traitées sur shawcor.com et qui sont ensuite transmises à notre outil de recrutement, SuccessFactors.

Si vous avez des questions ou des plaintes concernant l’utilisation de vos renseignements personnels ou si vous souhaitez recevoir de plus amples renseignements sur le traitement de vos renseignements personnels par Shawcor, veuillez communiquer avec nous à l’adresse de courriel  privacy@shawcor.com.

2. Type de renseignements personnels recueillis

Au cours du processus de recrutement, nous recueillons, stockons et utilisons les renseignements personnels suivants vous concernant.

(i) Lorsque vous postulez à un emploi chez Shawcor via shawcor.com :

• Les détails de votre compte sur shawcor.com, notamment votre nom et votre adresse de courriel.
• Les renseignements personnels recueillis par le biais du formulaire de candidature, y compris les renseignements personnels contenus dans le curriculum vitae et la lettre de motivation, ainsi que le nom, l’adresse de courriel, le numéro de téléphone, l’adresse de domicile, la fourchette de salaire, les références, les renseignements sur l’éducation, les compétences linguistiques, les qualifications et le développement professionnel.
• Renseignements personnels recueillis ou créés par nous au cours du processus de recrutement, y compris une feuille de calcul récapitulative vous concernant en tant que candidat, des notes d’entretien et la correspondance entre nous.

(ii) Lorsque vous postulez à un emploi par courriel :

• Les renseignements personnels figurant dans votre curriculum vitae et votre lettre de motivation, qui peuvent comprendre votre nom, votre date de naissance, votre adresse de domicile, votre adresse de courriel, votre numéro de téléphone, votre formation, vos compétences linguistiques, vos qualifications et votre expérience professionnelle.
• Les renseignements personnels recueillis ou créés par nous au cours du processus de recrutement, y compris une feuille de calcul récapitulative vous concernant en tant que candidat, les notes d’entretien et la correspondance entre nous.

(iii) Lorsque vous postulez à un emploi chez Shawcor par l’intermédiaire d’une agence de recrutement externe (division SPS uniquement) :

• Les renseignements personnels figurant dans votre curriculum vitae, qui peuvent comprendre votre nom, votre date de naissance, votre formation, vos compétences linguistiques, vos qualifications et les détails de votre expérience professionnelle.
• La description que l’agence fait de vous en tant que candidat.

En plus de ce qui précède, tous les candidats sont soumis à un dépistage d’alcool et de drogues avant l’embauche, conformément à la politique de Shawcor en matière de consommation abusive de substances. Dans ce contexte, nous sommes susceptibles de prélever des échantillons et de traiter les résultats du dépistage. Toute offre d’emploi est soumise à un examen négatif, et Shawcor se réserve le droit de retirer toute offre en cas de violation de cette politique.

Ces renseignements peuvent comprendre des renseignements personnels relatifs à votre santé. Shawcor peut traiter ces renseignements dans la mesure où cela est nécessaire à l’exécution de ses obligations en vertu des lois sur l’emploi, la sécurité sociale et la protection sociale (article 9, paragraphe 2, point b) du RGPD en combinaison avec le paragraphe 1, annexe 1 de la loi sur la protection des renseignements personnels de (Data Protection Act 2018).

Vous n’êtes pas obligé de nous fournir vos renseignements personnels, mais si vous choisissez de ne pas le faire, nous ne pourrons pas traiter votre candidature.

3. Sources des renseignements personnels

Ces renseignements personnels sont (i) fournis directement par vous; (ii) créés par nous au cours du processus de recrutement, et/ou (iii) fournis par des tiers impliqués dans le processus de candidature et de recrutement, y compris d’anciens employeurs et des agences de recrutement externes (Shawcor UK, Ltd., division SPS uniquement). En ce qui concerne les agences de recrutement, notre division SPS travaille fréquemment avec les agences suivantes : P&S Personnel Ltd, IRS Recruitment, Cooper Lomaz et Premier Engineering.

4. Pourquoi nous traitons vos renseignements personnels et la base juridique applicable

Nous traitons vos renseignements personnels afin d’administrer, de faire progresser et de gérer le processus de recrutement, d’évaluer votre aptitude à occuper un emploi chez Shawcor, de donner suite aux candidatures et/ou de communiquer avec vous, de procéder à des vérifications de références et de contrôler le respect de notre politique en matière de consommation abusive de substances.

Nous traitons les renseignements personnels recueillis auprès de vous parce que :

• il nous est nécessaire de le faire avant de conclure un contrat avec vous;
• nous devons nous conformer à nos obligations légales et réglementaires; et
• nous ou un tiers avons un intérêt légitime à (a) assurer l’administration et la gestion efficaces du processus de recrutement; (b) s’assurer que nous embauchons une personne appropriée pour un rôle; (c) traiter les litiges et les accidents et prendre des conseils juridiques ou autres conseils professionnels; et (d) vérifier votre aptitude au travail.

Tout partage de renseignements personnels au sein de notre groupe de sociétés - en particulier notre siège social au Canada, Shawcor Ltd. - est nécessaire pour notre intérêt légitime à assurer une gestion efficace et cohérente des candidats à l’emploi au niveau du groupe, la gouvernance générale au niveau du groupe et le soutien de l’entreprise dans l’ensemble de Shawcor (y compris en matière de technologies de l’information).

5. Partage de vos renseignements personnels

Dans la mesure où cela est possible, nous divulguerons ou partagerons vos renseignements personnels avec les tiers suivants :

• SAP
• Finalité: le fournisseur de notre application de recrutement à l’échelle de l’entreprise, SuccessFactors.

Afin de maintenir et de gérer une base de données de recrutement centralisée, d’assurer une gouvernance générale au niveau du groupe et de fournir une assistance (notamment en matière de technologies de l’information), vos renseignements personnels seront également partagés et traités par notre siège social, Shawcor, Ltd.

Nous pouvons également partager vos renseignements personnels avec les régulateurs et les autorités compétentes.

6. Conservation de vos renseignements personnels

Nous ne traitons pas vos renseignements personnels plus longtemps que nécessaire pour la finalité du traitement (c’est-à-dire pour gérer le processus de recrutement).

Si nous sommes soumis à une période de conservation légale, nous conserverons vos renseignements personnels pendant la période spécifiée par la loi.

Nous pouvons également conserver vos renseignements personnels pendant la durée de tout délai de prescription applicable aux réclamations qui pourraient nous être adressées ultérieurement (c’est-à-dire six ans au Royaume-Uni).

Si un poste vous est proposé chez Shawcor, vos renseignements personnels feront partie de votre dossier d’emploi et seront conservés pendant la période spécifiée dans notre avis de confidentialité pour les employés.

7. Où sont conservés vos renseignements personnels?

Vos renseignements personnels sont stockés sur des serveurs (locaux) au Royaume-Uni et sauvegardés sur des serveurs à Francfort (Allemagne).

Les dispositions suivantes s’appliquent aux transferts de renseignements personnels à Shawcor, Ltd. Shawcor, Ltd. est située à Toronto, au Canada. La Commission européenne a déterminé que le Canada offre un niveau adéquat de protection des renseignements personnels (voir ici). Cela signifie que vos renseignements personnels seront soumis à un niveau de protection des renseignements similaire à celui du Royaume-Uni et, par conséquent, les renseignements personnels peuvent circuler vers Shawcor, Ltd. sans que des garanties supplémentaires soient nécessaires.

En cas de transferts de renseignements personnels vers des pays hors du Royaume-Uni, nous nous assurons que des garanties appropriées sont en place pour garantir la protection continue de vos des renseignements personnels, notamment en signant les clauses contractuelles types (CCT) de la Commission européenne (article 46(2)(c) RGPD) (ou toute autre clause qui pourrait être approuvée par les autorités du Royaume-Uni). Pour en savoir plus sur ces clauses contractuelles types, veuillez consulter ici. Nous pouvons également garantir la protection de vos renseignements personnels en nous appuyant sur les décisions d’adéquation de la Commission européenne (ou toute autre décision d’adéquation adoptée ou approuvée par les autorités du Royaume-Uni). Pour en savoir plus sur les décisions d’adéquation, veuillez consulter ici.

8. Vos droits

Vous avez le droit d’accéder à vos renseignements personnels, le droit de faire rectifier ou supprimer vos renseignements personnels, le droit de restreindre le traitement, le droit à la portabilité des renseignements et le droit de vous opposer au traitement. La plupart de ces droits ne sont pas absolus et font l’objet d’exemptions dans la loi.

Nous exposons ci-dessous vos droits de manière plus détaillée et donnons des indications sur la manière dont vous pouvez les exercer. Nous répondrons à votre demande de droits dans un délai d’un mois, mais nous avons le droit de prolonger ce délai jusqu’à un maximum de trois mois lorsque la demande est complexe ou qu’il y a plusieurs demandes. Si nous prolongeons le délai de réponse, nous vous le ferons savoir dans un délai d’un mois à compter de votre demande.

• Accès : vous avez le droit de nous demander si nous traitons vos renseignements personnels et, si c’est le cas, vous pouvez demander l’accès à vos renseignements personnels. Cela vous permet de recevoir une copie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et de vérifier que nous les traitons légalement. Si votre demande est manifestement infondée ou démesurée, nous nous réservons le droit de facturer des frais raisonnables ou de refuser de la satisfaire dans de telles circonstances.
• Correction : vous avez le droit de demander que tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons à votre sujet soit corrigé.
• Suppression : vous avez le droit de nous demander de supprimer ou de retirer des renseignements personnels dans certaines circonstances. Il existe certaines exceptions où nous pouvons refuser une demande de suppression, par exemple, lorsque les renseignements à caractère personnel sont nécessaires pour se conformer à la loi ou dans le cadre d’actions en justice.
• Restriction : vous avez le droit de nous demander de suspendre le traitement de certaines de vos renseignements personnels, par exemple si vous voulez que nous établissions leur exactitude ou la raison de leur traitement.
• Portabilité des renseignements : vous pouvez demander le transfert de certains de vos renseignements personnels à vous ou à un tiers. Vous avez le droit de demander que nous fournissions vos renseignements personnels dans un format facilement lisible pour une autre entreprise.
• Objection : lorsque nous traitons vos renseignements personnels sur la base d’un intérêt légitime (ou de ceux d’un tiers), vous pouvez vous opposer au traitement pour ce motif. Toutefois, nous pouvons avoir le droit de continuer à traiter vos renseignements personnels sur la base de nos intérêts légitimes.

Si vous avez donné votre consentement au traitement de vos renseignements personnels dans un but précis, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Veuillez noter que le retrait de votre consentement n’affecte pas la légalité du traitement fondé sur votre consentement avant son retrait.

Si vous souhaitez faire valoir l’un de ces droits ou retirer votre consentement, veuillez communiquer avec nous à l’adresse de courriel  privacy@shawcor.com. Vous pouvez également ouvrir une session dans votre compte (le cas échéant) et accéder à vos renseignements personnels, les corriger ou les supprimer.

9. Droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle

Si vous avez une plainte à formuler concernant la manière dont nous traitons vos renseignements personnels, vous pouvez déposer une plainte auprès d’une autorité de surveillance dans le pays où vous résidez, où vous travaillez ou où une infraction présumée à la législation applicable en matière de protection des renseignements a eu lieu. L’autorité de surveillance compétente pour le Royaume-Uni est l’Information Commissioner’s Office (service d’assistance téléphonique +44 303 123 1113 ou https://ico.org.uk/make-a-complaint/).

10. Modifications de cet avis de confidentialité

Shawcor peut modifier cet avis de confidentialité du recrutement de temps à autre.

Si nous apportons des modifications importantes au présent avis de confidentialité relatif au recrutement (par exemple, en ce qui concerne les renseignements personnels que nous recueillons, la manière dont nous les utilisons ou les raisons pour lesquelles nous les utilisons), nous vous en informerons.